POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ & CADRE RGPD

1. PRÉAMBULE & CHAMP D'APPLICATION

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs du site officiel de l'association BOREALIS OFF (Association Loi 1901, RNA W343017374, SIREN 413 173 741) des modalités de collecte, de traitement et de conservation des données à caractère personnel, conformément aux exigences du Règlement Européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1901 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

L'association attache la plus haute importance à la transparence de ses pratiques. Notre plateforme d'utilité publique étant exempte de transactions marchandes et de régie publicitaire, nos traitements de données sont réduits au strict minimum nécessaire à l'animation de nos missions bénévoles, à la réponse aux demandes d'assistance technique formulées par les créateurs, à l'envoi de lettres d'information civiques et à la gestion administrative des affiliations.

2. IDENTITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre des activités de l'association est :

• Identité morale : Association BOREALIS OFF
• Représentant légal : Sabbir Khan, Président de l'association
• Adresse postale : 10 RUE RANCHIN, 34000 MONTPELLIER, France
• Téléphone : +33 7 50 99 83 65
• Courriel dédié à la protection des données : sabbirkhan23881@gmail.com

3. NATURE DES DONNÉES COLLECTÉES ET FINALITÉS LÉGITIMES

Dans le cadre strict des fonctionnalités proposées sur notre portail, BOREALIS OFF collecte uniquement les catégories de données suivantes :

• Formulaire de contact administratif et de permanence citoyenne : Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone (facultatif), organisation artistique représentée le cas échéant, et teneur du message. Finalité : apporter une réponse personnalisée et gratuite à votre demande d'information, de matériel ou d'engagement.
• Inscription au bulletin d'information et dépêches : Adresse électronique exclusivement. Finalité : diffusion mensuelle de notre bulletin officiel présentant les bilans de mission, convocations associatives et synthèses techniques.
• Formulaire d'adhésion et de soutien aux actions : Coordonnées civiles, adresse postale de résidence (indispensable pour l'émission des reçus fiscaux déductibles de l'impôt sur le revenu au titre de l'article 200 du CGI). Finalité : tenue du registre statutaire des membres et transmission des attestations fiscales conformes.

4. BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

Les traitements opérés par BOREALIS OFF reposent sur les bases légales prévues à l'article 6 du RGPD :

• Le consentement explicite de l'usager : pour l'envoi des formulaires de contact et l'abonnement à la lettre d'information (article 6.1.a). Le consentement peut être retiré sans condition à tout moment.
• L'exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles associatives : pour l'instruction des demandes d'adhésion et la gestion de la qualité de membre (article 6.1.b).
• Le respect d'obligations légales : notamment la conservation des registres comptables des dons et cotisations exigée par l'administration fiscale française (article 6.1.c).
• L'intérêt légitime de l'association : pour la sécurisation technique de notre serveur et la prévention des attaques informatiques malveillantes (article 6.1.f).

5. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

BOREALIS OFF applique une politique stricte de conservation proportionnée :

• Demandes de renseignements ponctuelles : Les échanges sont conservés pour une durée maximale de 12 mois suivant la clôture de la demande avant purge définitive.
• Lettre d'information : Votre adresse électronique est conservée jusqu'à la notification de votre désinscription, opérationnelle en un simple clic ou par courriel au secrétariat.
• Donateurs et membres adhérents : Les données nécessaires à la délivrance des reçus fiscaux Cerfa et à la tenue des comptes de l'association sont conservées pendant une durée de 6 ans, conformément à l'article L. 102 B du Livre des Procédures Fiscales.

6. MESURES DE SÉCURITÉ TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

L'association a mis en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos données contre toute altération, perte ou accès non autorisé :

• Chiffrement SSL/TLS systématique de toutes les communications entre votre navigateur et notre serveur.
• Accès restreint aux seuls membres habilités du Bureau (Président, Secrétaire, Trésorier) au moyen d'identifiants robustes à double facteur.
• Hébergement des fichiers sur des serveurs sécurisés bénéficiant de sauvegardes chiffrées régulières chez notre prestataire technique.
• Aucun recours à des sous-traitants situés hors de l'Union Européenne ou ne garantissant pas un niveau de conformité équivalent au RGPD.

7. GESTION DES COOKIES ET TRACEURS NUMÉRIQUES

Notre portail respecte la tranquillité numérique des internautes :

• Le site n'utilise aucun cookie publicitaire, aucun pixel de reciblage commercial (retargeting) et aucun traceur invasif de réseaux sociaux.
• Seuls des cookies strictement techniques exemptés de consentement préalable (cookies de session, sécurisation contre les requêtes robotisées) peuvent être déposés temporairement sur votre terminal.

8. VOS DROITS ET EXERCICE AUPRÈS DU SECRÉTARIAT

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits fondamentaux suivants sur vos données :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie complète.
• Droit de rectification : Vous pouvez exiger la mise à jour immédiate de toute donnée inexacte ou incomplète.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : Vous pouvez solliciter la suppression intégrale de vos données, sous réserve des délais légaux de conservation fiscale imposés à l'association.
• Droit à la limitation et droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
• Droit à la portabilité : Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.

Pour exercer l'un de ces droits, il vous suffit d'adresser votre demande par courriel à sabbirkhan23881@gmail.com ou par pli postal à l'adresse du siège : BOREALIS OFF, Délégué aux données, 10 RUE RANCHIN, 34000 MONTPELLIER. Une réponse vous sera apportée sous un délai maximum de 30 jours civils.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la faculté d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle nationale : la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 (site web : www.cnil.fr).